Stap
2 Samenstellen
van de presentatie
- Stap
twee behandelt het volgende:
- -
wat wil ik vertellen aan mijn publiek?
- -
hoe wil ik dat gaan doen?
-
- 2.1
Inhoudelijk voorbereiden op het onderwerp
- U
komt overtuigender over als u zich inhoudelijk goed voorbereid heeft. Uw publiek gelooft
dat u kennis van zaken heeft, dat u een betrouwbare bron van informatie bent. Verdiept u
zich in andere aspecten dan alleen het onderwerp van uw presentatie. Bijvoorbeeld: wat
speelt er momenteel in het land waar u op bezoek bent? Hoe zit het met de politieke
verhoudingen in een land? Als u iemand uit het drugsveld bent, zorg er dan voor dat u ook
iets weet over ons eigen nationaal beleid.
-
- Tip: U kunt gebruik maken van de Nederlandse ambassade ter
plaatse. Laat het altijd weten wanneer u op werkbezoek bent in het buitenland. Men vindt
het heel prettig om te weten wat er ter plaatse gebeurt. Men kan u ook assisteren bij het
verzamelen van informatie, bijvoorbeeld over de instelling waardoor u bent uitgenodigd, de
issues die spelen etc
-
- 2.2 Opbouwen van de presentatie
- U heeft meestal 15-20 minuten voor een presentatie.
Over het algemeen staan drie A4-tjes getypte
tekst voor 15 min. presenteren. Eén van de meest gemaakte fouten bij presenteren is dat
een presentatie langer duurt dan was afgesproken. In de irritatietop 10 van
publiek staat dit hoog genoteerd. Neem daarom nooit meer materiaal mee dan u in het
afgesproken tijdsbestek kunt gebruiken en houdt u zich, tijdens de presentatie, aan de
afgesproken tijd. Vindt u het moeilijk al uw informatie in die tijd te stoppen, bedenk dan
dat u bij de vragen nog de gelegenheid krijgt een aantal dingen te verduidelijken.
-
- Maak
een basisverhaal. Schrijf niet uw hele verhaal uit maar zet alleen de structuur en de
daarbij horende trefwoorden op papier. Dit kunt u ook gebruiken tijdens de presentatie om
de draad niet kwijt te raken.
-
- Bedenk
bij het samenstellen van uw presentatie dat u in het voordeel bent vergeleken met uw
publiek: U kunt zich op het onderwerp voorbereiden en u heeft in de regel meer kennis en
ervaring met het onderwerp. Het publiek moet maar afwachten wat het te horen krijgt en op
welke wijze de informatie voorgeschoteld wordt. Houdt daarom door een logische opbouw van
uw presentatie rekening met uw publiek.
-
- Een
goede presentatie heeft de volgende opbouw:
- De
inleiding- wat ga ik behandelen?
- De
kern- uw boodschap
- De
afsluiting- wat heb ik behandeld?
-
- 2.2.1
Definiëren van de inleiding
- De
inleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
- -Contact
maken met het publiek
- -Introductie
van jezelf
- -Introductie
van je presentatie
-
- Contact maken met het publiek: een goed
begin is het halve werk
- Vanaf
het begin de goede toon zetten is essentieel. Als u er niet meteen in slaagt de aandacht
van uw publiek te trekken, is de kans groot dat het de overige tijd ook niet lukt. Ga er
vanuit dat alleen ú in het begin geconcentreerd bent. Uw
publiek is bezig met andere zaken: goed plekje vinden, rommelen in papieren, is met zijn
gedachten nog ergens anders. De opening dient daarom meteen te
pakken. Verras ze, breng ze in
beweging. Is
uw presentatie gepland op de laatste dag van een vijfdaagse conferentie om negen
uur s ochtends dan geldt dit nog sterker.
- De
eerste indruk bepaalt of u wordt gezien, als professioneel, saai e.d. Op basis hiervan
besluit het publiek met wat voor instelling zij naar u gaan luisteren. Uw
geloofwaardigheid als presentator staat hier dus op het spel.
-
- Tips voor een goed begin van uw
presentatie
- Begin
met een persoonlijke noot
- Een
persoonlijke noot die aansluit bij uw publiek wordt vaak gewaardeerd.
- Ter illustratie:
- · Marvin Toole begon zijn presentatie in Brazilië met de volgende
zin: toen ik 14 was werd ik verliefd op een man. Vervolgens lichtte
hij toe dat het om Pele (beroemde Braziliaanse voetballer) ging die tijdens een
voetbalwedstrijd het eerste doelpunt scoorde. Dit vond het publiek prachtig!
- · Christiaan Sunnypeaks begon zijn presentatie met de volgende
zin:
- Dames en heren, mijn
8 jaar oude zoon zei papa het werk dat je doet met drugsgebruikers is verkeerd. Het
is verkeerd om drugs te gebruiken dus waarom bel je de politie niet op? Dit uit de
mond van een 8-jarig kind is niet gek, veel vreemder is het dat dit tevens de logica is
van de machtigste man van de wereld: de president van Amerika! (Bij zon
politiek geladen uitspraak moet u wel eerst bepalen of het bij deze groep kan)
-
- Zeg iets positiefs
- Bijvoorbeeld
bij Polen:Dames en heren, het is alweer 10 jaar geleden dat ik in jullie land was,
toen leek alles grauw en de mensen te neer geslagen. Nu, 10 jaar later ben ik blij om de
veranderingen te zien, de mensen stralen en er wordt weer geleefd.
- Wat
jullie hebben bereikt is fantastisch!
-
- Vertel een anekdote
- Mary
Kay, de oprichtster van een succesvol cosmetica
bedrijf zei tegen haar vrouwelijke luisteraars: Toen God de wereld schiep, schiep
hij eerst de man. Hij zei: het is goed, maar ik denk dat het beter kan dus
schiep hij de vrouw.
-
- Refereer aan een recente gebeurtenis
- Tijdens
de koffiepauze raakte ik in gesprek met Tim en waren we zeer verbaasd..
-
- Start met een hypothese
- Dames
en heren als we zouden veronderstellen dat
..
-
- Verwijzen naar de media
- Heeft
iemand in de Volkskrant gelezen over
..
-
- Andere
manieren om te beginnen zijn: een woordspeling maken, een ( grappige) illustratie laten
zien, een populair misverstand noemen etc.
-
- Introductie
van uzelf
- Introduceer
uzelf wanneer u uw publiek niet kent. Vertel hierbij alleen wat relevant is voor uw
publiek. Vaak is dat uw naam, uw functie en het benoemen van het bedrijf of instelling
waar u werkt.
-
- Een voorbeeld: Goedemorgen
dames en heren. Mijn naam is Tineke van de Haar, ik
ben coördinator van
-
- Introductie van uw presentatie
- Leg
aan uw publiek uit: waarom u hier bent, wat het onderwerp is en wat u wilt bereiken. Licht
toe wat de structuur van uw presentatie is. Het geeft uw publiek rust als ze
weten wat er gaat komen.
-
- Bijvoorbeeld: Het organisatie comité van dit symposium heeft
mij gevraagd of ik u wat kan vertellen over het project a dat mijn organisatie
heeft ontwikkeld om het probleem van
aan te pakken. Ik hoop dat u aan
het eind van mijn presentatie inzicht heeft hoe wij te werk gaan. Mijn presentatie duurt
15 minuten...Ik bouw mijn presentatie als volgt op: Ik zal eerst
vandaar uit zal
ik
vervolgens probeer ik
.hieruit zal duidelijk worden dat
.. tenslotte zal
ik
..
-
- 2.2.2
Definiëren van kern van de presentatie
- In
de kern werkt u de hoofdgedachte uit. Geef
aan welke punten u wilt maken en maak het doel van uw presentatie duidelijk. Wat u verteld
is helder, interessant, en beknopt weergegeven.
-
- Indelingprincipes
- Indelingsprincipes
zorgen ervoor dat een verhaal een logische structuur krijgt:
- De
meest gebruikte indelingsprincipes zijn:
- Chronologische
indeling:
dit is een indeling naar tijd: u begint in het verleden en werkt toe naar het heden. U
begint bijvoorbeeld met hoe uw instelling begon,
wat daarna kwam etc..:
- Opeenvolgende
indeling:
u begint met waar u nu staat, hoe u
daar gekomen bent en waar u in de toekomst
naar toe wil, dus u werkt in termen van heden -verleden- toekomst.
- Methodische
indeling:
u gebruikt dit als u verslag wil doen van een
wetenschappelijk onderzoek: probleemstelling, uitwerking van de probleemstelling, opzet en
uitvoering van het onderzoek, resultaten en conclusies
- Vergelijkende
indeling:
u gebruikt deze indeling wanneer u een nieuwe organisatievorm, werkmethode of een nieuw
model apparatuur wilt. De spreker plaatst een nieuwe uitvinding, machine of wekwijze tegen
de oude. Door het nieuwe tegen het oude af te zetten, maakt hij de verschillen duidelijk
om vervolgens het nieuwe aan te bevelen en uit te leggen hoe hij het denkt uit te voeren.
-
- Overgangen
- Welk
indelingsprincipe u ook kiest, hoe logisch uw verhaal ook in elkaar zit, de overgang van
het ene naar het volgende onderdeel dient te kloppen. De luisteraar moet bijvoorbeeld niet
worden geconfronteerd met grote gedachtesprongen.
-
- 2.2.3 Definiëren van afsluiting
van presentatie
- In
de afsluiting maakt u de balans op. U vestigt opnieuw de aandacht op het doel en u vat
samen wat u hieromtrent heeft verteld en trekt hieruit conclusies.
-
- Het
publiek moet kunnen herkennen dat u aan het slot van uw presentatie bent gekomen. Benut de
afsluiting nogmaals om impact te maken. Vermijd bij de afsluiting
daarom clichés als: ik hoop dat ik met mijn verhaal heb aangetoond dat.. en
ik dank u voor uw aandacht.
-
- Maak
op dezelfde wijze impact als aan het begin van uw presentatie. Zie de tips die daar
genoemd worden (2.2.1. U kunt ook het begin en het einde aan elkaar koppelen zoals een
chemicus deed die een presentatie hield over
geur en smaak. Zijn eerste zin luidde:Over smaak valt niet te
twisten Zijn slotzin luidde:Over smaak valt dus wel te twisten.
-
- Tips voor (nog) meer impact en
een raak einde:
- Geef een citaat (van de dag); Hoe meer ge zegt, hoe minder
het de mensen zal bijblijven Francois
Fenelon;
- Roep uw publiek op tot actie;
- Probeer een discussie uit te lokken met behulp van een
provocerende opmerking; Bijvoorbeeld: Legalisering van drugs lost alle problemen op;
- Voorzie
uw publiek van stof tot nadenken. John F. Kennedy
in zijn inhuldigings toespraak: And so my fellow Americans, ask not what your
country can do for you, but what you can do for your country Let us never
negotiate out of fear, but let us never fear to negotiate
- 2.3
Inzetten van visuele hulpmiddelen
- Visuele
hulpmiddelen helpen uw ideeën te verduidelijken aan uw publiek. U kunt de aandacht leggen
op bepaalde delen van uw presentatie en deze
dynamischer en interessanter maken. Bepaalde informatie zoals technische informatie en
statistieken zijn niet in woorden uit te drukken en kunnen alleen met bijvoorbeeld een
grafiek overgebracht worden.
-
- Het
gebruik van visuele hulpmiddelen helpt een publiek dat een presentatie moet volgen die
niet in hun moedertaal is. Wanneer niet het hele verhaal begrepen wordt, is er in ieder
geval nog visuele ondersteuning. Informatie wordt ook vaak
beter onthouden als men tijdens een presentatie beelden ziet. Het publiek
krijgt het verhaal namelijk op twee manieren voorgeschoteld
wat de kans groter maakt dat het onthouden wordt.
- Belangrijk
bij gebruik van visuele hulpmiddelen is dat ze uw presentatie kracht bij moeten zetten. Ze
moeten niet de overhand krijgen ten koste van uw verhaal.
-
- 2.3.1
Professioneel gebruiken van visuele hulpmiddelen
- Visuele
hulpmiddelen worden lang niet altijd professioneel gebruikt. Veel van de onderstaande tips
lijken open deuren maar wie kent niet die presentatie waar de sheets verkeerd lagen, niet
leesbaar waren enz.
-
- Tips
voor een goede lay-out en design van visuele hulpmiddelen:
- -
De
lay-out moet er professioneel uitzien; simpel met een goed ontwerp.
- -
Zorg
dat er geen taalfouten in uw presentatie zitten. Gebruik geen jargon of onbekende
uitdrukkingen.
- -
Gebruik
niet teveel kleur, dat maakt de presentatie minder aantrekkelijk en minder goed leesbaar.
Kies een neutrale achtergrond zodat het publiek niet alleen opgaat in wat u visueel
aanbiedt en geen aandacht meer heeft voor wat u zegt.
- -
De
letters moeten zo groot zijn dat ze ook achter in de zaal goed leesbaar zijn.
- -
Gebruik
niet meer dan 8 zinnen op 1 sheet/dia en maximaal 12 woorden per zin. Hoe minder woorden
je gebruikt, hoe beter.
- -
Zet
maar 1 onderwerp op een sheet/dia, meerdere onderwerpen op één sheet/dia kunnen voor
verwarring zorgen.
- -
Laat
de informatie op de sheet overeenkomen met wat u zegt.
-
- Tips voor het gebruik van de
hulpmiddelen:
- -
Let
er op dat u de sheets of dias goed neerlegt. Oefen hier ook mee.
- -
Praat
niet over de sheet of dia als deze nog niet te zien is. Dit geeft het publiek het idee dat
u zenuwachtig bent.
- -
Praat
tegen uw publiek en niet tegen uw sheet of
dia.
- -
Geef
het publiek de tijd om de informatie te verwerken.
- -
Lees
de informatie op de sheet of dia niet voor! Maak er een mooi, lopend verhaal van.
-
- 2.3.2 Omgaan met de verschillende
visuele hulpmiddelen
- De
meest populaire visuele hulpmiddelen zijn:
- Sheets
(transparanten) op een overheadprojector
- PowerPoint
- Kies
het hulpmiddel waar u het liefst mee werkt. Elk
hulpmiddel heeft voor- en nadelen.
-
- Overhead Sheets
(transparanten)
- Voordelen:
- -
Sheets
zijn eenvoudig te maken op de computer en relatief goedkoop.
- -
Het
licht hoeft niet uit zodat het publiek geen aantekeningen in het donker hoeft te maken.
- -
Het
publiek is meer gefocust met het licht aan.
-
- Nadelen:
- -
De
relatief kleine lettergrootte van de tekst kan tot gevolg hebben dat het publiek veel
moeite moet doen uw tekst te lezen.
- -
De
sheets moeten altijd met de hand op de projector worden gelegd, waarbij u snel in de weg staat en het zicht belemmert.
-
- PowerPoint
- Voordelen:
- -
Het
leukste aan dit programma is dat er gewerkt kan worden met allerlei effecten, zoals
bijvoorbeeld het verschijnen en verdwijnen van tekst en het gebruik van geluid.
- -
Het
enige wat u nodig heeft is een beamer en een laptop om de dias op de
muur te kunnen projecteren.
- -
Er
kunnen op het laatste moment wijzigingen aangebracht worden.
-
- Nadelen:
- -
U
kunt te maken krijgen met technische
problemen.
- -
Wanneer
de beamer niet sterk genoeg is, kan de zaal erg donker worden.
- -
PowerPoint
is nog geen standaard uitrusting in veel zalen.
-
- Checklist eerste twee stappen
- Wie
is uw publiek?
- Waar
gaat uw presentatie over?
- Welke
stof tot nadenken wilt u meegeven aan uw publiek en hoe wilt u dat bereiken?
- Welk
materiaal gaat u gebruiken?
- Welke
structuur kiest u voor uw presentatie?
- Hoe
begint u en eindigt u uw presentatie (een beroemd citaat, een gevatte opmerking etc.)?
- Weet
u voldoende over het onderwerp? Zo niet, waar
kunt u dan aan meer informatie komen?
- Welke
middelen heeft u nodig (microfoon, hand-outs, visuele middelen etc)