Stap 2       Samenstellen van de presentatie

Stap twee behandelt het volgende:
- wat wil ik vertellen aan mijn publiek?
- hoe wil ik dat gaan doen?
 
2.1 Inhoudelijk voorbereiden op het onderwerp
U komt overtuigender over als u zich inhoudelijk goed voorbereid heeft. Uw publiek gelooft dat u kennis van zaken heeft, dat u een betrouwbare bron van informatie bent. Verdiept u zich in andere aspecten dan alleen het onderwerp van uw presentatie. Bijvoorbeeld: wat speelt er momenteel in het land waar u op bezoek bent? Hoe zit het met de politieke verhoudingen in een land? Als u iemand uit het drugsveld bent, zorg er dan voor dat u ook iets weet over ons eigen nationaal beleid.
 
Tip: U kunt gebruik maken van de Nederlandse ambassade ter plaatse. Laat het altijd weten wanneer u op werkbezoek bent in het buitenland. Men vindt het heel prettig om te weten wat er ter plaatse gebeurt. Men kan u ook assisteren bij het verzamelen van informatie, bijvoorbeeld over de instelling waardoor u bent uitgenodigd, de issues die spelen etc…
 
2.2 Opbouwen van de  presentatie
U  heeft meestal 15-20 minuten voor een presentatie. Over het algemeen staan drie  A4-tjes getypte tekst voor 15 min. presenteren. Eťn van de meest gemaakte fouten bij presenteren is dat een presentatie langer duurt dan was afgesproken. In de ‘irritatietop 10’ van publiek staat dit hoog genoteerd. Neem daarom nooit meer materiaal mee dan u in het afgesproken tijdsbestek kunt gebruiken en houdt u zich, tijdens de presentatie, aan de afgesproken tijd. Vindt u het moeilijk al uw informatie in die tijd te stoppen, bedenk dan dat u bij de vragen nog de gelegenheid krijgt een aantal dingen te verduidelijken.
 
Maak een basisverhaal. Schrijf niet uw hele verhaal uit maar zet alleen de structuur en de daarbij horende trefwoorden op papier. Dit kunt u ook gebruiken tijdens de presentatie om de draad niet kwijt te raken.
 
Bedenk bij het samenstellen van uw presentatie dat u in het voordeel bent vergeleken met uw publiek: U kunt zich op het onderwerp voorbereiden en u heeft in de regel meer kennis en ervaring met het onderwerp. Het publiek moet maar afwachten wat het te horen krijgt en op welke wijze de informatie voorgeschoteld wordt. Houdt daarom door een logische opbouw van uw presentatie rekening met uw publiek.
 
Een goede presentatie heeft de volgende opbouw:
De inleiding- wat ga ik behandelen?
De kern- uw boodschap
De afsluiting- wat heb ik behandeld?
 
2.2.1 DefiniŽren van de inleiding
De inleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
-Contact maken met het publiek
-Introductie van jezelf
-Introductie van je presentatie
 
Contact maken met het publiek: een goed begin is het halve werk
Vanaf het begin de goede toon zetten is essentieel. Als u er niet meteen in slaagt de aandacht van uw publiek te trekken, is de kans groot dat het de overige tijd ook niet lukt. Ga er vanuit dat alleen ķ in het begin geconcentreerd bent. Uw publiek is bezig met andere zaken: goed plekje vinden, rommelen in papieren, is met zijn gedachten nog ergens anders. De opening dient daarom meteen ‘’te pakken’’. Verras ze,  breng ze in beweging. Is  uw presentatie gepland op de laatste dag van een vijfdaagse conferentie om negen uur s’ ochtends dan geldt dit nog sterker.
De eerste indruk bepaalt of u wordt gezien, als professioneel, saai e.d. Op basis hiervan besluit het publiek met wat voor instelling zij naar u gaan luisteren. Uw geloofwaardigheid als presentator staat hier dus op het spel.
 
Tips voor een goed begin van uw presentatie
Begin met een persoonlijke noot 
Een persoonlijke noot die aansluit bij uw publiek wordt vaak gewaardeerd.
Ter illustratie:
        Marvin Toole begon zijn presentatie in BraziliŽ met de volgende zin: “toen ik 14 was werd ik verliefd op een man”. Vervolgens lichtte hij toe dat het om Pele (beroemde Braziliaanse voetballer) ging die tijdens een voetbalwedstrijd het eerste doelpunt scoorde. Dit vond het publiek prachtig!
        Christiaan Sunnypeaks begon zijn presentatie met de volgende zin:
“Dames en heren, mijn 8 jaar oude zoon zei ‘papa het werk dat je doet met drugsgebruikers is verkeerd. Het is verkeerd om drugs te gebruiken dus waarom bel je de politie niet op?’ Dit uit de mond van een 8-jarig kind is niet gek, veel vreemder is het dat dit tevens de logica is van de machtigste man van de wereld: de president van Amerika!” (Bij zo’n politiek geladen uitspraak moet u wel eerst bepalen of het bij deze groep kan)
 
Zeg iets positiefs
“Bijvoorbeeld bij Polen:”Dames en heren, het is alweer 10 jaar geleden dat ik in jullie land was, toen leek alles grauw en de mensen te neer geslagen. Nu, 10 jaar later ben ik blij om de veranderingen te zien, de mensen stralen en er wordt weer geleefd.
Wat jullie hebben bereikt is fantastisch!”
 
Vertel een anekdote
Mary Kay, de oprichtster van een succesvol  cosmetica bedrijf zei tegen haar vrouwelijke luisteraars: ’Toen God de wereld schiep, schiep hij eerst de man. Hij zei: “het is goed, maar ik denk dat het beter kan” dus schiep hij de vrouw.
 
Refereer aan een recente gebeurtenis
“Tijdens de koffiepauze raakte ik in gesprek met Tim en waren we zeer verbaasd..”
 
Start met een hypothese
“Dames en heren als we zouden veronderstellen dat…..”
 
Verwijzen naar de media
“Heeft iemand in de Volkskrant gelezen over……..”
 
Andere manieren om te beginnen zijn: een woordspeling maken, een ( grappige) illustratie laten zien, een populair misverstand noemen etc.
 
Introductie van uzelf
Introduceer uzelf wanneer u uw publiek niet kent. Vertel hierbij alleen wat relevant is voor uw publiek. Vaak is dat uw naam, uw functie en het benoemen van het bedrijf of instelling waar u werkt.
 
Een voorbeeld: “Goedemorgen dames en heren. Mijn naam is Tineke van de Haar,  ik ben coŲrdinator van……
 
Introductie van uw presentatie
Leg aan uw publiek uit: waarom u hier bent, wat het onderwerp is en wat u wilt bereiken. Licht toe wat de structuur van uw presentatie is. Het geeft uw publiek ‘rust’ als ze weten wat er gaat komen.
 
Bijvoorbeeld:  Het organisatie comitť van dit symposium heeft mij gevraagd of ik u wat kan vertellen over het project “a” dat mijn organisatie heeft ontwikkeld om het probleem van ”…” aan te pakken. Ik hoop dat u aan het eind van mijn presentatie inzicht heeft hoe wij te werk gaan. Mijn presentatie duurt 15 minuten...Ik bouw mijn presentatie als volgt op: Ik zal eerst …vandaar uit zal ik…vervolgens probeer ik….hieruit zal duidelijk worden dat….. tenslotte zal ik…..
 
2.2.2 DefiniŽren van kern van de presentatie
In de kern werkt u  de hoofdgedachte uit. Geef aan welke punten u wilt maken en maak het doel van uw presentatie duidelijk. Wat u verteld is helder, interessant, en beknopt weergegeven.
 
Indelingprincipes
Indelingsprincipes zorgen ervoor dat een verhaal een logische structuur krijgt:
De meest gebruikte indelingsprincipes zijn:
  1. Chronologische indeling: dit is een indeling naar tijd: u begint in het verleden en werkt toe naar het heden. U begint bijvoorbeeld met ’hoe uw instelling  begon’, “wat daarna kwam’’ etc..:
  2. Opeenvolgende indeling: u  begint met waar u nu staat, hoe u daar gekomen bent en waar u  in de toekomst naar toe wil, dus u werkt in termen van heden -verleden- toekomst.
  3. Methodische indeling: u gebruikt dit als u verslag wil  doen van een wetenschappelijk onderzoek: probleemstelling, uitwerking van de probleemstelling, opzet en uitvoering van het onderzoek, resultaten en conclusies
  4. Vergelijkende indeling: u gebruikt deze indeling wanneer u een nieuwe organisatievorm, werkmethode of een nieuw model apparatuur wilt. De spreker plaatst een nieuwe uitvinding, machine of wekwijze tegen de oude. Door het nieuwe tegen het oude af te zetten, maakt hij de verschillen duidelijk om vervolgens het nieuwe aan te bevelen en uit te leggen hoe hij het denkt uit te voeren.
 
Overgangen
Welk indelingsprincipe u ook kiest, hoe logisch uw verhaal ook in elkaar zit, de overgang van het ene naar het volgende onderdeel dient te kloppen. De luisteraar moet bijvoorbeeld niet worden geconfronteerd met grote gedachtesprongen.
 
2.2.3 DefiniŽren van afsluiting van presentatie
In de afsluiting maakt u de balans op. U vestigt opnieuw de aandacht op het doel en u vat samen wat u hieromtrent heeft verteld en trekt hieruit conclusies.
 
Het publiek moet kunnen herkennen dat u aan het slot van uw presentatie bent gekomen. Benut de afsluiting nogmaals om ‘’impact’’ te maken. Vermijd bij de afsluiting daarom clichťs als: ‘ik hoop dat ik met mijn verhaal heb aangetoond dat..’ en ’ik dank u voor uw aandacht’.
 
Maak op dezelfde wijze impact als aan het begin van uw presentatie. Zie de tips die daar genoemd worden (2.2.1. U kunt ook het begin en het einde aan elkaar koppelen zoals een chemicus deed die een presentatie hield  over ‘geur en smaak’. Zijn eerste zin luidde:’Over smaak valt niet te twisten’ Zijn slotzin luidde:’Over smaak valt dus wel te twisten.
 
Tips voor (nog) meer impact en een raak einde:
2.3 Inzetten van visuele hulpmiddelen
Visuele hulpmiddelen helpen uw ideeŽn te verduidelijken aan uw publiek. U kunt de aandacht leggen op bepaalde delen van uw  presentatie en deze dynamischer en interessanter maken. Bepaalde informatie zoals technische informatie en statistieken zijn niet in woorden uit te drukken en kunnen alleen met bijvoorbeeld een grafiek overgebracht worden.
 
Het gebruik van visuele hulpmiddelen helpt een publiek dat een presentatie moet volgen die niet in hun moedertaal is. Wanneer niet het hele verhaal begrepen wordt, is er in ieder geval nog visuele ondersteuning. Informatie wordt ook vaak   beter onthouden als men tijdens een presentatie beelden ziet. Het publiek krijgt het verhaal namelijk op twee manieren voorgeschoteld   wat de kans groter maakt dat het onthouden wordt.
Belangrijk bij gebruik van visuele hulpmiddelen is dat ze uw presentatie kracht bij moeten zetten. Ze moeten niet de overhand krijgen ten koste van uw verhaal.
 
2.3.1 Professioneel gebruiken van visuele hulpmiddelen
Visuele hulpmiddelen worden lang niet altijd professioneel gebruikt. Veel van de onderstaande tips lijken open deuren maar wie kent niet die presentatie waar de sheets verkeerd lagen, niet leesbaar waren enz.
 
Tips voor een goede lay-out en design van visuele hulpmiddelen:
-          De lay-out moet er professioneel uitzien; simpel met een goed ontwerp.
-          Zorg dat er geen taalfouten in uw presentatie zitten. Gebruik geen jargon of onbekende uitdrukkingen.
-          Gebruik niet teveel kleur, dat maakt de presentatie minder aantrekkelijk en minder goed leesbaar. Kies een neutrale achtergrond zodat het publiek niet alleen opgaat in wat u visueel aanbiedt en geen aandacht meer heeft voor wat u zegt.
-          De letters moeten zo groot zijn dat ze ook achter in de zaal goed leesbaar zijn.
-          Gebruik niet meer dan 8 zinnen op 1 sheet/dia en maximaal 12 woorden per zin. Hoe minder woorden je gebruikt, hoe beter.
-          Zet maar 1 onderwerp op een sheet/dia, meerdere onderwerpen op ťťn sheet/dia kunnen voor verwarring zorgen.
-          Laat de informatie op de sheet overeenkomen met wat u zegt.
 
Tips voor het gebruik van de hulpmiddelen:
-          Let er op dat u de sheets of dia’s goed neerlegt. Oefen hier ook mee.
-          Praat niet over de sheet of dia als deze nog niet te zien is. Dit geeft het publiek het idee dat u zenuwachtig bent.
-          Praat tegen uw publiek en niet tegen uw  sheet of dia.
-          Geef het publiek de tijd om de informatie te verwerken.
-          Lees de informatie op de sheet of dia niet voor! Maak er een mooi, lopend verhaal van.
 
2.3.2 Omgaan met de verschillende visuele hulpmiddelen
De meest populaire visuele hulpmiddelen zijn:
Kies het hulpmiddel waar u het liefst mee werkt. Elk hulpmiddel heeft voor- en nadelen.
 
Overhead Sheets (transparanten)
Voordelen:
-          Sheets zijn eenvoudig te maken op de computer en relatief goedkoop.
-          Het licht hoeft niet uit zodat het publiek geen aantekeningen in het donker hoeft te maken.
-          Het publiek is meer gefocust met het licht aan.
 
Nadelen:
-          De relatief kleine lettergrootte van de tekst kan tot gevolg hebben dat het publiek veel moeite moet doen uw tekst te lezen.
-          De sheets moeten altijd met de hand op de projector worden gelegd, waarbij u  snel in de weg staat en het zicht belemmert.
 
PowerPoint
Voordelen:
-          Het leukste aan dit programma is dat er gewerkt kan worden met allerlei effecten, zoals bijvoorbeeld het verschijnen en verdwijnen van tekst en het gebruik van geluid.
-          Het enige wat u nodig heeft is een beamer en een laptop om de ‘dia’s’ op de muur te kunnen projecteren.
-          Er kunnen op het laatste moment wijzigingen aangebracht worden.
 
Nadelen:
-          U kunt te maken krijgen met  technische problemen.
-          Wanneer de beamer niet sterk genoeg is, kan de zaal erg donker worden.
-          PowerPoint is nog geen standaard uitrusting in veel zalen.
 
Checklist eerste twee stappen